Smart working e ufficio in casa: come creare una postazione piacevole ed efficace

Smart working, lavoro agile, ufficio in casa: croce per alcuni, delizia per altri.

Il mondo sta cambiando. Sempre più persone lavorano autonomamente e abbattono i costi evitando di sobbarcarsi il canone di locazione di un ufficio. A causa della pandemia molti lavoratori dipendenti hanno dovuto modificare le proprie abitudini e lavorare da remoto per la propria azienda. In questo periodo di rientro al lavoro dopo la pausa estiva, sono molte le aziende che stanno scegliendo di lasciare ai proprio dipendenti l’opportunità di lavorare fuori dalla sede aziendale.

Per quanto mi riguarda è un cambiamento positivo, purché il lavoro agile sia ben bilanciato con la presenza in azienda e il confronto diretto con i colleghi. Inoltre non spostarsi ogni giorno con mezzi a motore permette di abbattere i costi di trasporto e fare del bene all’ambiente, oltre a ridurre il carico di stress sulle singole persone.

Ad ogni modo, che sia scelta di vita od obbligo, che sia gradita o meno, bisogna rendere questa esperienza sostenibile e quanto più possibile gradevole.

Come si fa a creare un ufficio in cui lavorare in modo produttivo e piacevole in casa propria? Come organizzare la postazione smart working? Vediamo se riesco a darti qualche dritta tenendo conto del fatto che non necessariamente hai spazio in abbondanza e non per forza il tuo budget è illimitato.

CARA POSTAZIONE SMART WORKING, DOVE TI METTO?

Se hai una stanza studio il problema è presto risolto, ma molti di noi abitano in case non particolarmente spaziose. Io stessa non sono così fortunata. Allora che si fa? Innanzitutto è importante capire se c’è una stanza di casa tua più adeguata allo scopo. È necessario valutare la qualità ambientale (rumori, presenza o passaggio di altre persone, luminosità) e quale sia l’ambiente che ti fa sentire più a tuo agio.

Se hai un angolo vuoto o una parete libera(bile) sfruttala per collocare il tuo tavolo da lavoro. Ma quale tavolo?

IL TAVOLO DA LAVORO

Esistono numerose soluzioni: dalla scrivania classica anche di ridottissime dimensioni alle mensole da poter adibire a piano di lavoro, dai mobili trasformabili a quelli a scomparsa. Io sono una fan dei secretaire. Se non vuoi impattare sullo stile della stanza, scegli qualcosa di coerente, oppure opta per tavolo e sedia trasparenti (vetro, ma anche policarbonato).

Potrebbero servirti degli scaffali, quindi ti suggerisco di sistemare la tua postazione smart working accanto auna libreria o sotto a delle mensole, oppure vicino a un armadio all’interno del quale puoi sistemare i tuoi strumenti e documenti di lavoro.

Una cassettiera secondo me è l’ideale. Posizionarne una accanto al tavolo aumenta anche la superficie sfruttabile. Se non hai lo spazio necessario puoi inserirla sotto al piano di lavoro. Le rotelle sono un’invenzione straordinaria!

SPAZI MULTIUSO

Se non vuoi o non puoi aggiungere altri pezzi di arredamento, sfrutta ciò che hai. Il tavolo da pranzo non ha nulla che non va, ed è anche spesso più spazioso di qualsiasi scrivania. Se però usi un pc fisso, ti suggerisco di trovare una soluzione alternativa al tavolo che utilizzi per i pasti, così da non sacrificare spazio e buone abitudini.

Gli spazi multiuso presuppongono la possibilità di liberare il tavolo in modo pratico e veloce. “Far sparire” la zona di lavoro consente inoltre di chiudere davvero la giornata lavorativa quando stabilito e passare ad altro, senza sentirsi continuamente richiamati dallo schermo che ci osserva. Questo aspetto può complicare le cose, perché dove ci sono problemi di spazio per collocare una scrivania, può essere difficile anche inventarsi un’area di stoccaggio in più.

La soluzione della cassettiera su ruote resta validissima anche in questo caso. Puoi utilizzarla non solo per conservare cancelleria e documenti, ma puoi anche usarla per stivare il tuo notebook.

Se la cassettiera “fa troppo ufficio” o non ti piace l’idea, svuota un armadietto e dedicalo al tuo lavoro. Oppure usa un pouf contenitore, ce ne sono di ogni tipo e dimensione e possono essere anche particolarmente economici. Inoltre sono leggeri, pratici da spostare e offrono una seduta in più al bisogno. Un’altra alternativa sono i carrelli a scomparti.

Se nemmeno questo è possibile usa una scatola! Il concetto è che è preferibile avere un unico punto in cui conservare tutto il materiale di lavoro, che non si confonda col resto dei tuoi oggetti e che sia pratico da gestire.

 

L’ORGANIZZAZIONE DEL TAVOLO PER LO SMART WORKING

Se vuoi essere produttivo, devi investire un po’ di tempo nella pianificazione.

Chiunque, di qualsiasi cosa si occupi, ha bisogno di una postazione di lavoro. Anche la contabilità domestica necessita dei suoi materiali e dei suoi spazi. I documenti e gli appunti sparsi possono confondere e far dimenticare impegni e scadenze. Molto meglio radunare tutto in un luogo solo da cui partire.

Il tavolo deve essere razionale. Devi innanzitutto stabilire quali sono gli oggetti indispensabili. È fondamentale che tu non debba alzarti centocinquanta volte al giorno per recuperare taccuini, agende, biro e materiale vario in giro per casa.

Fai una selezione e tieni più vicini gli oggetti che ti servono con maggiore frequenza. Se per esempio ti occupi di commerciale, probabilmente fai molte telefonate. In questo caso fai in modo di poter raggiungere il telefono semplicemente allungando un braccio. Io tengo un taccuino e una biro sul lato destro del pc, in modo da poterli recuperare velocemente per prendere i miei appunti. Stanno a destra perché non sono mancina!

Fuori dalla portata del braccio vanno tutti quegli elementi di uso quotidiano, ma che si adoperano un po’ meno spesso. Può trattarsi di manuali o testi da consultare di tanto in tanto, oppure di materiale di cancelleria, di campionario… A ciascuna professione il suo!

Tutto il materiale che usi ha bisogno di un suo posto, soprattutto se lo spazio che hai a disposizione è scarso.

Vaschette portadocumenti orizzontali o verticali sono preziose per dividere il lavoro fatto, quello da fare e quello in corso di elaborazione.

Esistono organizer di ogni tipo per il materiale di consumo (biro, pennarelli, post it, graffette, ecc.). Non bisogna necessariamente acquistare chissà che: dei barattoli di vetro su un vassoio possono benissimo servire allo scopo. L’importante è che quel che serve sia facilmente raggiungibile e individuabile.

 

L’ERGONOMIA DELLA POSTAZIONE DI LAVORO

Le buone norme per la salute da adottare obbligatoriamente in azienda sono valide anche a casa.

Per evitare problemi di vista, muscolari e di stress è bene tenere conto di alcuni aspetti:

• Lo schermo: va posizionato più in basso degli occhi per permettere maggiore chiusura delle palpebre, ma sufficientemente in alto da non dover piegare il collo. Va inclinato leggermente all’indietro e posizionato a distanza di circa un braccio dal volto e non deve riflettere la luce. La luminosità va regolata in modo da avere immagini ben visibili, ma non deve essere troppo elevata.
• La seduta: la sua altezza deve essere regolata in modo da mantenere le spalle rilassate e da appoggiare i polsi in modo corretto. Eventualmente puoi dotarti di un supporto lombare e/o una seduta con braccioli. È importante evitare torsioni innaturali e ripetute per raggiungere gli oggetti e mantenere una postura corretta. Sicuramente è consigliabile l’acquisto di una sedia o uno sgabello ergonomici.
• Condizioni ambientali: la pulizia, la temperatura della stanza, la luminosità, i rumori o gli odori sono alcune delle caratteristiche che possono rendere piacevole o orribile l‘attività lavorativa. Condizioni non ideali dell’ambiente possono comportare o aumentare disturbi fisici (perdita di attenzione, mal di testa, dolori muscolari o articolari) e lo stress mentale, il quale a sua volta rappresenta un rischio particolare per l’apparato cardiocircolatorio.
• Il riposo: è bene fare diverse piccole pause, anche solo di un minuto, per alzarsi e camminare (o correre!) . Questo va a beneficio del sistema circolatorio e della concentrazione.

 

L’ATMOSFERA DELL’UFFICIO IN CASA

Per essere produttivo e mantenere un atteggiamento mentale positivo e disteso, è importante che l’ambiente che hai attorno sia armonioso e ordinato, oltre che pulito.

Ciascuno è come è e fa quello che può (io sono disordinatissima, per dire), ma la vecchia storia per cui i più creativi e intelligenti hanno la scrivania in disordine secondo me lascia un po’ il tempo che trova. Personalmente non so se corrisponda o meno a verità, quel che so è che un ambiente ordinato è per me di maggiore ispirazione e mi fa sentire più rilassata.

Esperienze personali a parte, esiste una bellissima ricerca del 2010 sul costo della disorganizzazione in ufficio, condotta dalla Brother International Corporation, che fra le altre cose stima che un impiegato spenda circa 38 ore all’anno alla ricerca di materiale disperso per l’ufficio. Parliamo di una settimana di lavoro all’anno, è una enormità. Oltre a questo, il disordine inevitabilmente confonde.

L’estetica è importante. Abbiamo bisogno di bellezza attorno a noi, di oggetti che ci emozionino. Non c’è motivo di privarsi della bellezza perché si sta lavorando. Scegli oggetti di tuo gusto, colori che ti parlino e ti facciano sentire bene. Dal taccuino al poster, dalla biro alla pianta, fai in modo di posare occhi e mani su oggetti che restituiscano piacere, che sia tattile, visivo o emotivo.

E poi ci sono gli odori e i suoni. Menta, basilico, rosmarino e limone sono oli essenziali che stimolano la concentrazione. Il limone sostiene anche l’umore, mentre la menta è perfetta nel dopo pranzo perché aiuta a non soccombere alla digestione! In generale, qualsiasi profumo possa regalarti una sensazione piacevole è suggerito.

Puoi usare gli oli essenziali nei brucia essenze oppure candele profumate, bastoncini di incenso o anche deodoranti. Ciò che conta è che ti facciano sentire bene. Presta attenzione alla qualità dei prodotti che usi, per evitare fastidi come il mal di testa.

Ci sono numerosi studi e ricerche che dimostrano che ascoltare musica (a certe condizioni) renda più produttivi. Ho iniziato ad ascoltare Mozart per studiare, avevo sentito da qualche parte che la sua musica favorisca le sinapsi, e continuo ad ascoltarlo lavorando. Trovo che mi faccia bene.

Tra gli audio rilassanti che favoriscono la concentrazione ti porto come esempi i suoni binaurali, la musica per lo yoga e la musica classica in generale. In giro per l’Internet esistono numerosissime playlist per studiare e lavorare, si tratta di provare un po’ e capire se ci sia qualcosa che preferisci e che ti dia dei vantaggi.

 

Ora vorrei che provassi a immaginarti a lavorare in una condizione a te congeniale, in un ambiente con un aspetto gradevole e suoni e profumi piacevoli. Se questa immagine ti dà sollievo, io ho fatto il mio lavoro.

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